Facture électronique refusée par le client : que faire

Le statut « refusée » est émis par le destinataire de la facture, dans le flux de sa plateforme agréée. Il n’éteint pas la créance et ne reporte pas le délai de paiement fixé par l’article L441-10 du Code de commerce. Il oblige le fournisseur à examiner le motif, à corriger la facture s’il est fondé, et à la réémettre sous un nouveau numéro.

Ce que signifie exactement le statut « refusée »

Depuis le 1er septembre 2026, la facture entre professionnels circule entre deux plateformes agréées et son parcours est jalonné de statuts horodatés. Quatre d’entre eux sont obligatoires : déposée, rejetée, refusée, encaissée. Le refus est le seul que le client émet lui-même. Il se distingue du rejet, qui est technique et vient de la plateforme. Les motifs prévus par l’administration tiennent à la facture, non au fond du contrat : mention obligatoire absente, facture adressée au mauvais établissement, écart avec les conditions convenues. Le refus n’a pas été conçu comme un outil de négociation. Un client qui conteste le montant d’une prestation qu’il a reçue ne conteste pas la facture : il conteste la créance, ce qui relève d’un autre traitement. La différence compte, parce qu’elle laisse deux traces différentes dans la piste d’audit.

Le refus reporte-t-il le délai de paiement

Non, et c’est le point le plus souvent mal compris. Le délai supplétif de trente jours de l’article L441-10 court à compter de la réception des marchandises ou de l’exécution de la prestation, pas de l’émission ni de l’acceptation de la facture. La DGCCRF rappelle que le délai de vérification ou d’acceptation des marchandises, plafonné à trente jours, ne peut ni allonger ni reporter le point de départ du délai maximal de paiement. Un refus intervenu au dixième jour n’ouvre donc aucun délai neuf. Seuls les délais dérogatoires — soixante jours nets, ou quarante-cinq jours fin de mois lorsque la clause est expresse — se comptent depuis la date d’émission de la facture, ce qui rend la question du numéro et de la date de réémission plus sensible dans ces schémas. Passé le terme, les pénalités de retard courent de plein droit, au taux convenu ou au taux supplétif, avec l’indemnité forfaitaire de 40 euros par facture.

Corriger et réémettre sans casser la numérotation

Quand le motif est fondé, la facture refusée ne se modifie pas : elle se remplace. La facture corrigée porte un numéro nouveau, issu de la même séquence continue, et le lien avec la facture initiale se fait par la référence portée dans le document. L’erreur fréquente consiste à réémettre le même numéro, ce qui rompt la continuité exigée en matière de facturation et brouille la piste d’audit fiable. Quand la facture initiale a déjà été comptabilisée, la correction passe par un avoir suivi d’une nouvelle facture. Dans les deux cas, conservez le motif du refus tel qu’il figure dans le flux : c’est lui qui datera la réaction du client, et qui vous servira si le même motif est invoqué une seconde fois.

Ce que vaut un refus injustifié devant le juge

Le refus n’a aucun effet de droit sur l’existence de la créance. Il a un effet probatoire, et il joue dans les deux sens. Un refus motivé, daté, versé au débat, permet au débiteur de soutenir qu’il existait une contestation sérieuse dès l’origine, ce qui peut faire échouer une requête en injonction de payer ou un référé-provision. À l’inverse, un refus tardif, non motivé, ou dont le motif est manifestement étranger à la facture, se retourne contre son auteur : il montre que la contestation est née du retard, et non l’inverse. C’est la raison pour laquelle il faut répondre au refus par écrit, point par point, avant d’engager quoi que ce soit. Une mise en demeure qui reprend le motif invoqué et y répond vaut mieux qu’une relance qui l’ignore.

Que faire quand les refus s’enchaînent

Trois refus successifs sur des motifs différents ne sont plus une question de conformité, mais un mode de gestion de trésorerie. Le traitement change alors de nature. Réunissez les statuts horodatés de chaque facture, le motif attaché à chacun, et la date des livraisons ou des prestations correspondantes : l’ensemble constitue une chronologie difficile à contredire. Chiffrez les pénalités dues depuis l’échéance initiale, et non depuis la dernière réémission. Puis passez à l’injonction de payer, dont le coût reste sans commune mesure avec l’encours immobilisé. Un débiteur qui refuse par principe cherche du temps ; la procédure lui en retire.